Cómo sacar el mayor provecho de las reuniones remotas

Por Gabriel Benavides C.

El teletrabajo se ha constituido en la nueva manera de gestionar al interior de las empresas. Desde cualquier punto del mundo es posible reproducir lo que era hasta hace poco el concepto de oficina. Ahora los colaboradores se pueden encontrar en cualquier ambiente y pueden actuar desarrollando las tareas y actividades que están definidas para su cargo en la empresa u organización.

Toda actividad que requiere la utilización del intelecto como base de su gestión, es posible ser activada a través de plataformas virtuales cada vez más sofisticadas y en capacidad de responder a los requerimientos asociados a la calidad de la comunicación.

Sin perjuicio de las bondades de este nuevo escenario, nos hemos dado a la tarea de observar tres claves que pueden permitir optimizar la conexión remota.

Clave #1: Estar en una sola reunión remota a la vez. Ya es posible evidenciar que dado que se abre la posibilidad de más de una conexión, los colaboradores crean posible estar en dos o más reuniones al mismo tiempo. Esa práctica, en nuestra opinión, es altamente nociva, porque finalmente estar en todo, en lo que a virtualidad se refiere, es estar en nada. Debemos por lo tanto hacer compromisos efectivos, eficaces y eficientes, esto es, darle a cada reunión remota, una a la vez, toda la atención, con cámara encendida y haciendo compromisos de acción futura que surgen de esa reunión.

Clave #2: Reuniones breves con agenda acotada y compromisos de acción futura. Una reunión a través de una plataforma virtual no debe extenderse más allá de dos horas. La atención y el interés de las personas se pierde progresivamente cuando supera ese tiempo a menos que quien dirige esté premunido de metodologías en que la participación de las personas se vuelva efectiva y sean también protagonistas de la jornada. Para estos es necesario cumplir con una rigurosa agenda y exista claridad de los compromisos futuros requeridos para transformar esta cita en un conjunto de cumplimientos que garanticen soluciones y avances en la gestión. El inicio de la nueva reunión debería comenzar por revisar el cumplimiento de los compromisos de la anterior jornada. Con ello el sentimiento de avance se apodera del equipo y le da un sentido de dirección a la acción.

Clave #3: Asegurar la participación de los presentes. En las nuevas tendencias de gestión es necesario democratizar las reuniones. Para ello se sugiere adoptar métodos que permitan la participación de la mayoría en los debates y las decisiones. En un grupo de personas en que escuchar y valorar las opiniones de todos, garantizan el involucramiento como una práctica de pertenencia y compromiso tácito con las decisiones del equipo. Quién dirige las reuniones debe constituirse en un facilitador de la participación, validando las opiniones, escuchando activamente y favoreciendo un clima de respeto y construcción de nuevas realidades.

Sin duda, debe haber mucho más que decir en este tema. Lo dejaremos para un siguiente post, porque dado el poco tiempo que tiene esta práctica en la organización la podemos considerar como ejercicio en desarrollo.